The Rescue Key The Rescue Key

Datenschutzerklärung

Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Revision: datenschutz-2026-09-05-draft-5 · Arbeitsfassung; keine rückwirkende Änderung bereits erteilter Informationen

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder unsere App nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Best IT-Solutions GmbH
Otto-Hahn-Straße 25
61381 Friedrichsdorf
Deutschland
E-Mail: mail@bestitgmbh.de

3. Datenerfassung auf dieser Website & SaaS-Plattform

a) Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit und Systemfunktionalität unserer Plattform.

b) Registrierung und Account-Daten

Zur Nutzung unseres Portals und unserer Smart Lock Steuerungen ist eine Registrierung erforderlich. Die hierbei erhobenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Rolle) werden zur Bereitstellung der SaaS-Funktionalität verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

c) Nutzungsdaten der Smartlock-Steuerung

Zur Verwaltung der Notfall-Türöffnungen und Zutrittscodes verarbeiten wir:

Diese Daten werden in einer zentral betriebenen PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Die mandantenbezogenen Anwendungstabellen werden mithilfe von Organisationskennungen und serverseitigen Zugriffsregeln (Row-Level Security) logisch getrennt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrages zur Portal-Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigte Sicherheitsinteressen zur Rückverfolgbarkeit von Türöffnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

d) Native Apps „The Rescue Key“ und „The Care Key“

Unsere nativen Apps für iOS und Android greifen ausschließlich verschlüsselt über die hierfür vorgesehenen Schnittstellen auf die SaaS-Plattform zu. Dabei werden die zur Anmeldung und Nutzung erforderlichen Angaben (insbesondere Organisationskennung, Konto-E-Mail, Rollen- und Berechtigungsdaten) sowie die jeweils aufgerufenen Einsatz-, Teilnehmer- und Schlossdaten verarbeitet. Zugangscodes werden nur nach einer erneuten Zwei-Faktor-Bestätigung und nur für den berechtigten Einsatzzweck vom Server abgerufen.

Auf dem Endgerät speichert die App ein zufällig erzeugtes, zeitlich begrenztes Sitzungstoken zusammen mit der Organisationskennung, der Konto-E-Mail-Adresse sowie Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt der Sitzung im geschützten Schlüsselspeicher des Betriebssystems (iOS Keychain bzw. Android Keystore). Passwörter, TOTP-Geheimnisse und abgerufene Zugangscodes werden von der App nicht dauerhaft gespeichert. Beim Wechsel in den Hintergrund wird die Sitzung in der App gesperrt; Bildschirmaufnahmen und die Vorschau im App-Umschalter werden, soweit das Betriebssystem dies unterstützt, technisch unterbunden.

Zum Entsperren einer auf dem Gerät fortgeführten Sitzung verlangt die App eine Gerätebestätigung. Diese erfolgt ausschließlich durch das Betriebssystem per Gerätecode oder – sofern eingerichtet – optional per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Die App erhält nur das Ergebnis der Bestätigung und hat weder Zugriff auf biometrische Merkmale noch übermittelt sie solche Merkmale an uns. Die Apps enthalten in der veröffentlichten Version keine Werbung, kein Nutzungs-Tracking, keine Standortabfrage, keinen Kontakt- oder Fotozugriff und keine Push-Benachrichtigungen.

Beim Herunterladen der App verarbeitet der jeweils gewählte Store-Anbieter (Apple App Store bzw. Google Play) Daten in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen. Expo Application Services wird ausschließlich zur technischen Erstellung und Signierung der Installationspakete eingesetzt; betriebliche Einsatz-, Teilnehmer-, Schloss- oder Kontodaten werden hierüber nicht verarbeitet.

e) Cookies & Einwilligung

Unsere Website nutzt Cookies. Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Sitzungs-Cookies zur Authentifizierung und Systemsicherheit. Es werden standardmaessig keine optionalen Tracking- oder Marketing-Cookies geladen.

Diese Cookies sind fuer den von Ihnen angeforderten Betrieb der Plattform erforderlich. Eine Auswahl optionaler Cookie-Kategorien findet deshalb nicht statt.

f) Zahlungs- und Rechnungsdaten

Für die Abrechnung der Softwarelizenzen und für Hardwarebestellungen verarbeiten wir die Rechnungs- und Zahlungsdaten der jeweiligen Organisation, insbesondere Firmierung und Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Rechnungsnummer, Rechnungspositionen, Beträge und Zahlungsstatus. Standardzahlungsart ist die Zahlung auf Rechnung; zusätzlich können die SEPA-Basislastschrift und PayPal gewählt werden.

SEPA-Basislastschrift: Erteilt eine Organisation über das Portal ein SEPA-Basislastschriftmandat, verarbeiten wir hierfür den Namen des Kontoinhabers, die IBAN, gegebenenfalls die BIC, die von uns vergebene Mandatsreferenz, das Mandatsdatum sowie den Sequenztyp und den Status des Mandats. Diese Daten werden ausschließlich zur Erzeugung der Lastschrifteinreichung (Format pain.008) und zur Zuordnung von Zahlungseingängen und Rücklastschriften verwendet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrages bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Verhinderung von Doppelbelastungen und für die Missbrauchsabwehr besteht daneben ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherung und Bereitstellung der IBAN: Die IBAN wird im zentralen Mandatsspeicher mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Für die Einreichung einer SEPA-Lastschrift wird sie entschlüsselt und in die Bankdatei im Format pain.008 übernommen. Die erzeugte XML-Datei wird einschließlich der vollständigen IBAN im XML-Klartext in der Anwendungsdatenbank gespeichert; diese Kopie ist nicht durch die Verschlüsselung des Mandatsfeldes geschützt. Berechtigte Administratoren erhalten die XML-Datei über den geschützten Zahlungsverwaltungsweg bei der Erstellung und beim erneuten Download. Für diese Rohdateien gilt das unten beschriebene Zielprofil von 30 Tagen nach nachgewiesenem Abschluss und dauerhafter Übernahme der notwendigen Zahlungsinformationen in den getrennten Nachweisbestand. Für Sicherungskopien gelten die getrennten Zielzyklen von 14 Kalendertagen lokal und 35 Kalendertagen off-site. Zugriffsschutz, tatsächliche Ablaufpflege, Löschung und Wiederherstellung sind vor Freigabe anhand der Betriebsnachweise abzugleichen. Das Mandat kann im Portal widerrufen werden; erforderliche Nachweise werden anschließend zweckgebunden vorgehalten.

Gesetzliche Belege und betriebliche Zielprofile: Aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege werden nach ihrer konkreten Dokumentklasse behandelt. Regelmäßig gelten acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Fristbeginn und etwaige Verlängerungen richten sich nach § 147 AO und § 257 HGB. Diese Fristen gelten nicht pauschal für alle Daten eines Zahlungsvorgangs. Für unsere Anwendung sind folgende, noch produktiv nachzuweisende Zielprofile festgelegt:

Notwendige Zahlungs- und Buchungsnachweise bleiben getrennt von kurzfristigen Rohdaten erhalten. Nach Zweck- und Fristablauf werden die jeweiligen Daten gelöscht; dokumentierte gesetzliche Pflichten und begrenzte rechtliche Sperren werden vorab geprüft. Aufbewahrte Belege werden auf den erforderlichen Umfang und die berechtigten Zugriffe beschränkt. Diese Finanzfristen verlängern keine Aufbewahrung vollständiger Teilnehmer-, Vorgangs-, PIN- oder Zutrittsdaten. Automatische Ablaufpflege, Zugriffsschutz der gespeicherten XML-Dateien und produktive Löschläufe einschließlich des Umgangs mit Sicherungskopien sind vor Veröffentlichung dieser Arbeitsfassung nachzuweisen.

4. Einbindung von Drittanbietern & Hosting

a) Lokales Server-Hosting (Hetzner)

Nach aktuellem Zielbild werden Anwendungsdaten, Benutzerdaten, Notfall-Türprotokolle und Datenbanken lokal auf einem dedizierten Webserver bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland) gehostet. Konkreter Standort, Unterauftragnehmerkette, Sicherungen und Supportzugriffe werden vor der jeweiligen Freigabe anhand der Betriebsnachweise geprüft. Die zentralen Anwendungsdatenbanken werden nach aktuellem Projektstand nicht bei weiteren Cloud-Datenbankdiensten (wie z. B. Google Firebase) gespeichert. Die nachfolgend beschriebenen, zweckgebundenen Übermittlungen an Nuki, Igloohome, Vonage, Mailjet, sevDesk und – bei entsprechender Zahlungsart – PayPal bleiben hiervon unberührt.

b) Nuki Cloud API & Igloohome API

Zur Ausführung von Sperrbefehlen und dem Generieren von PIN-Codes stellt unsere Anwendung gesicherte API-Verbindungen zu den Cloud-Infrastrukturen der Hersteller her:

Hierbei sollen ausschließlich die für den Befehl (z. B. PIN-Generierung) erforderlichen temporären IDs und Zugriffswerte übermittelt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Rolle des jeweiligen Herstellers, konkrete Empfängerorte, Herstellerbedingungen und gegebenenfalls Drittlandgarantien werden vor Freigabe je Datenfluss geprüft.

c) Vonage API (SMS-Benachrichtigungsdienst)

Sofern für einen Teilnehmer der SMS-Versand aktiviert ist, nutzen wir nach aktuellem Projektstand die REST-Schnittstelle der Vonage Holdings Corp. (New Jersey, USA), um SMS-Benachrichtigungen über Batteriestände und neu eingerichtete Zugangscodes zu versenden. Hierbei werden die Mobilfunknummer sowie der Textinhalt der Nachricht übertragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der exakte Vertragspartner, Routing-/Supportort und Transfermechanismus werden vor Aktivierung beziehungsweise Freigabe als Unterauftrag geprüft und dokumentiert.

d) Mailjet (E-Mail-Versanddienst)

Für den Versand transaktionaler E-Mails, insbesondere Einrichtungs- und Passwort-Zurücksetzlinks, Zugangscodes sowie Sicherheits- und Systembenachrichtigungen, nutzen wir Mailjet SAS (Sinch-Gruppe), 4 Rue Jules Lefebvre, 75009 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter. Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse, Absenderangaben, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht sowie die für Versand und Zustellung erforderlichen technischen Daten an Mailjet übermittelt und nach aktueller Projektangabe innerhalb der EU verarbeitet. Die Übermittlung ist auf die für die jeweilige Nachricht erforderlichen Angaben beschränkt. Verarbeitungsroute, Supportzugriffe und aktuelle Unterauftragskette werden vor Freigabe geprüft; die EU-Verarbeitung wird erst nach diesem Nachweis als Zielzustand bestätigt.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Nachricht zur Vertragsdurchführung und Bereitstellung der angeforderten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Systemsicherheit, Betriebsüberwachung und zuverlässiger Nachrichtenzustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, erfolgt die Einbindung von Mailjet als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und auf Weisung des Kunden.

e) sevDesk (Buchhaltung und Rechnungsstellung)

Bei aktivierter optionaler Integration setzen wir für die Rechnungsstellung, Buchhaltung und Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Pflichten die Buchhaltungssoftware der SEVDESK GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg, Deutschland, ein. Soweit sevDesk hierbei Daten im Auftrag von Best IT-Solutions verarbeitet, ist hierfür ein eigener Vertrag zur Auftragsverarbeitung außerhalb der Kunden-Auftragsverarbeitung erforderlich; dessen Vorliegen ist vor Freigabe zu prüfen. Aus dem Portal werden nur die für die Rechnungslegung erforderlichen Angaben übermittelt: der Name der Kundenorganisation als Kontakt sowie die Rechnungsdaten (Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge und Preis, Gesamtbetrag, Währung, Leistungszeitraum bzw. Bestellnummer). Ergänzende Kontaktangaben wie Rechnungsanschrift, Ansprechpartner oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden dort verarbeitet, soweit sie für die Rechnungslegung erforderlich sind. Die Verarbeitung findet nach aktueller Projektangabe auf Servern in Deutschland statt; konkrete Dienstleister- und Unterauftragnehmerangaben werden vor Freigabe geprüft.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen aus dem Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB). Zugangscodes, Einsatz- und Schließprotokolle, Teilnehmerdaten sowie Bankverbindungen von Lastschriftmandaten werden nicht an sevDesk übermittelt. Eine Verarbeitung von Kundendaten für die Kunden-Auftragsverarbeitung wird dadurch nicht freigegeben.

f) PayPal (Zahlungsabwicklung)

Wählt eine Organisation PayPal als Zahlungsart, wird der Zahlungsvorgang über die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, abgewickelt. Wir übermitteln hierfür ausschließlich die für die Zahlung erforderlichen Angaben, insbesondere den Zahlungsbetrag, die Währung, eine Zahlungs- bzw. Bestellreferenz und die E-Mail-Adresse des zahlenden Kontos. Für wiederkehrende Lizenzabbuchungen wird zusätzlich eine bei PayPal hinterlegte Einzugsvereinbarung samt der zugehörigen Referenz verarbeitet.

Die eigentlichen Zahlungsdaten – insbesondere PayPal-Zugangsdaten, hinterlegte Bankverbindungen und Kartendaten – werden ausschließlich bei PayPal und nicht bei uns erhoben und gespeichert. Wir erhalten von PayPal lediglich Statusmeldungen zum Zahlungsvorgang (etwa Zahlungseingang, Fehlschlag, Rückerstattung oder Rückbelastung). PayPal ist für die Verarbeitung im Rahmen des Zahlungsvorgangs eigenständig Verantwortlicher; es gelten insoweit die Datenschutzhinweise von PayPal. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kartenzahlung: Eine Anbindung für Kartenzahlungen über einen weiteren Zahlungsdienstleister ist in der Anwendung technisch vorbereitet, derzeit jedoch nicht aktiviert. Solange sie nicht aktiviert ist, werden dorthin keine Daten übermittelt. Vor einer Aktivierung wird diese Datenschutzerklärung um den konkreten Dienstleister und die dabei übermittelten Daten ergänzt.

5. Speicherdauer, Löschung & Archivierung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist bzw. wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

So beantragen Sie die Löschung Ihrer App-Daten

  1. Senden Sie Ihren Löschantrag an mail@bestitgmbh.de und nennen Sie „The Rescue Key“, die E-Mail-Adresse des betroffenen Kontos sowie – soweit bekannt – die Organisationskennung. Senden Sie keine Passwörter oder Zugangscodes.
  2. Wir prüfen Ihre Identität und Berechtigung mit angemessenen, auf den Einzelfall beschränkten Angaben. Bei einem Organisationskonto kann hierzu auch eine Bestätigung durch die zuständige Organisation erforderlich sein.
  3. Nach erfolgreicher Prüfung löschen oder anonymisieren wir die dem Konto zugeordneten personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden rechtlichen Gründe entgegenstehen. Soweit Daten noch aufbewahrt werden müssen, werden sie für andere Zwecke gesperrt und nach Ablauf der maßgeblichen Frist gelöscht oder anonymisiert. Über die Bearbeitung und etwaige Ausnahmen informieren wir Sie.

Archivierung bei Löschung: Wird ein Teilnehmer gelöscht oder ein Schloss aus dem System entfernt, werden erforderliche Nachweise nicht notwendigerweise sofort aus allen Systemen entfernt, sondern können nach dokumentierter Prüfung in einem separaten, zugriffsbeschränkten Bereich innerhalb derselben mandantengetrennten Datenbank vorgehalten werden. Es werden nur die für den konkreten Zweck erforderlichen Metadaten übernommen; PIN- und Zugangscode-Inhalte werden nach dem operativen Zweck nicht archiviert. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit und mögliche Rechtsverteidigung in Bezug auf Notfall-Türöffnungen und Zutrittsvorgänge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an Dokumentation und Rechtsverteidigung).

Aufbewahrungsfrist: Als festgelegtes betriebliches Zielprofil können erforderliche Audit- und Zutrittsnachweise bis zu drei vollständige Kalenderjahre nach dem ursprünglichen Ereignis-/Vorgangsjahr (Beispiel Vorgang 2026: Zieltermin 01.01.2030, Europe/Berlin) vorgehalten werden. Dies ist keine pauschale gesetzliche Pflicht für jeden Vorgang. Kürzere Löschung, dokumentierte gesetzliche Pflichten und begrenzte rechtliche Holds bleiben möglich. Teilnehmer-Stammdaten werden nur solange gespeichert, wie der konkrete Zweck oder Vertrag dies erfordert. Bei Vertragsende hat das vereinbarte Export- und Löschfenster von 30 Tagen Vorrang, sofern keine dokumentierte gesetzliche Ausnahme besteht. Dieses Zielprofil erfasst auch administrative und Care-Audit-Ereignisse, soweit deren konkrete Zweckbindung eine solche Speicherung trägt. Maßgeblich ist das ursprüngliche Ereignisjahr; Archivierung oder technische Übernahme starten die Frist nicht neu. Getrennte signierte Jahresketten sowie deren sichere Löschung und Wiederherstellung befinden sich noch in abschließender technischer Prüfung. Das Zielprofil, die tatsächliche technische Durchsetzung und die Löschläufe werden vor Freigabe geprüft.

Recht auf Löschung: Ihr Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) bleibt unberührt. Auf Verlangen werden personenbezogene Daten – auch aus einem Archiv – gelöscht bzw. anonymisiert, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Falls die technische Umsetzung eine Anonymisierung von Protokollfeldern erfordert, wird dies mit einem geeigneten Integritätsnachweis dokumentiert; eine vollständige oder dauerhaft garantierte Manipulationssicherheit wird damit nicht zugesichert.

Lösch- und Integritätsnachweise: Für erforderliche Detail-Löschbelege und ausgemusterte externe Integritätsnachweise sind drei vollständige Kalenderjahre nach dem Löschjahr vorgesehen. Danach sollen sie zu einem datensparsamen signierten Prüfnachweis ohne Mandanten-, Fall- oder Grundangaben verdichtet werden. Löschbelege enthalten keine Kopie der vollständigen Einsatz- oder Zahlungs-Rohdaten; ihre Nachweisfrist verlängert die Frist der gelöschten Primärdaten nicht. Ein möglicher verbleibender Personenbezug ist gesondert zu prüfen. Technische Umsetzung und produktiver Nachweis stehen noch aus.

Technische Logs und Sicherungen: Als festgelegtes betriebliches Zielprofil sind 30 Kalendertage für technische Logs, 14 Kalendertage für lokale Backups und 35 Kalendertage für Off-site-Backups vorgesehen. Diese Zielwerte sind vor produktiver Freigabe technisch zu belegen und können bei dokumentierten gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen abweichen. Ablaufpflege und Löschung aus Sicherungen erfolgen getrennt vom Anwendungszugriff; eine Wiederherstellung darf gelöschte Datensätze nicht reaktivieren.

6. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO jederzeit das Recht auf:

Wenden Sie sich hierzu gerne an die oben genannte E-Mail-Adresse. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

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